Saltar al contenido
SMART ERP
Datos

Importar y exportar a Excel desde el ERP

Cargue datos maestros y documentos desde plantillas de Excel con validación fila por fila, y lleve a Excel los listados, informes y reportes del ERP.

Solicitar demostración Ver planes

Excel sigue siendo la herramienta con la que las empresas preparan y revisan sus datos, y SMART ERP no pretende quitársela. Lo que hace es darle un camino ordenado de ida y vuelta: plantillas para cargar datos al ERP con validación, y descargas para llevar a Excel lo que usted necesita analizar o compartir.

Las importaciones parten de una plantilla que el propio ERP entrega, con ejemplos, listas desplegables y hojas de referencia con los códigos válidos. Al cargar el archivo, el sistema valida la estructura y después cada fila, y explica cada error con la fila, el campo y el formato esperado. Las cargas que tocan dinero, existencias o contabilidad son de todo o nada: con un solo error no se guarda ninguna fila.

Las exportaciones respetan los filtros de la pantalla y los permisos de quien descarga. El generador de informes permite además armar un informe a la medida, guardarlo y programar su envío en Excel por correo.

Qué hace

  • Productos y catálogo

    Plantilla con hojas de referencia para crear y actualizar productos por su código. El resultado muestra cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y, campo por campo, qué cambió en cada uno.

  • Terceros

    Importación de clientes y proveedores: si el tipo y número de documento ya existen, actualiza ese tercero; si no, lo crea. También se exporta la lista completa o solo lo filtrado.

  • Listas de precios

    Carga masiva de precios por lista, con precio mínimo y escalas por cantidad, y consulta de precios exportable.

  • Órdenes y facturas de compra

    Importación de órdenes de compra y de facturas de compra de todo o nada: si una fila falla, no entra ningún documento. Las facturas importadas entran a bodega y se contabilizan como las digitadas.

  • Contabilidad y presupuesto

    Plan de cuentas con importación, exportación y plantilla; presupuesto anual por cuenta, centro de costo y mes; y calendario tributario cargado desde su plantilla.

  • Conteo físico y extractos

    La hoja de conteo de un inventario físico se descarga, se diligencia y se vuelve a cargar; el extracto del banco se carga en Excel o CSV para la conciliación.

  • Exportación de listados e informes

    Reportes de ventas, inventario (existencias, kardex, movimientos, clasificación ABC, antigüedad, seriales), cartera, estados de cuenta, informes contables, estado de resultados gerencial y planilla de aportes se descargan con los filtros aplicados.

  • Generador de informes

    Informes a la medida sobre un catálogo de conjuntos de datos: usted elige columnas, filtros, agrupación y totales, exporta a Excel, guarda el informe, lo comparte con roles y programa su envío por correo.

Cómo funciona

  • En la pantalla correspondiente, abra el menú «Excel» y descargue la plantilla. Trae los encabezados, filas de ejemplo y hojas de referencia con los códigos válidos.
  • Diligencie la plantilla. Puede partir también de un archivo exportado desde el ERP: la carga reconoce las columnas por el nombre del encabezado, no por su posición.
  • Cargue el archivo. El ERP valida primero la estructura —hojas, encabezados obligatorios, filas con datos— y luego cada fila.
  • Revise el resultado: registros creados y actualizados, y la tabla de errores con fila, campo y mensaje. Corrija en Excel y vuelva a cargar.
  • Para exportar, aplique los filtros en la pantalla y use «Exportar»: el archivo trae todo lo filtrado, no solo la página visible.

Alcance y límites

Lo que esta integración no hace, dicho con claridad.

  • Se trabaja con archivos de Excel en formato .xlsx; no hay sincronización en vivo con una hoja de cálculo.
  • No todas las pantallas importan ni exportan: cada una lo indica en su menú y en su ayuda.
  • Las cargas de todo o nada exigen corregir todos los errores antes de que entre algún registro.
  • El generador de informes exporta hasta un máximo de filas por archivo; si el resultado lo supera, avisa y entrega las primeras.
  • Una exportación respeta los permisos: un vendedor con visibilidad restringida descarga solo sus filas.

Funcionalidades relacionadas

Preguntas frecuentes

El ERP le muestra cada error con su fila, el campo y lo que esperaba. En las cargas de documentos que mueven dinero, existencias o contabilidad —como facturas de compra— no se guarda nada hasta que el archivo esté limpio, para que usted no tenga que adivinar qué entró y qué no.

Sí. La carga identifica cada producto por su código: si existe, compara y actualiza solo lo que cambió; si no existe, lo crea. Al final ve el detalle de los cambios campo por campo.

Sí, es el camino habitual para los datos maestros: productos, terceros, listas de precios y plan de cuentas. Los saldos y la historia de otro sistema se tratan en la implementación, como parte del servicio de migración.

Sí. En el generador de informes guarde el informe y prográmelo con frecuencia diaria, semanal o mensual. Llega en Excel al correo de los destinatarios, siempre que su empresa tenga configurado el correo saliente.

Sí. Los registros creados o modificados por una importación quedan en la auditoría de cambios con el usuario que la hizo y el origen de la carga.

Vea SMART ERP con los procesos de su empresa

Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.

Solicitar demostración Escribir por WhatsApp

En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo