RADIAN: los eventos de la factura electrónica explicados
Qué es RADIAN, qué eventos debe registrar el comprador sobre una factura electrónica (acuse, recibo, aceptación o reclamo) y cómo organizarlos sin trámites.
· 6 min de lectura · RADIAN · Facturación electrónica · Compras · DIAN
Durante años, recibir una factura de un proveedor fue un acto pasivo: llegaba, se revisaba y se pagaba. Con la factura electrónica como título valor, el comprador pasó a tener un papel activo: debe dejar constancia electrónica de que recibió la factura y la mercancía, y de que la acepta o la rechaza.
Esas constancias se llaman eventos y se registran en RADIAN. Este artículo explica qué son, por qué le interesan aunque su empresa nunca negocie una factura y cómo organizarlos.
Qué es RADIAN
RADIAN es el registro que administra la DIAN para las facturas electrónicas de venta consideradas título valor. Allí se inscriben las facturas y todo lo que ocurre con ellas: quién las recibió, si fueron aceptadas, si se endosaron, si se pagaron.
Su propósito original es facilitar que una factura a crédito circule: que el vendedor pueda negociarla con una entidad financiera para obtener liquidez sin esperar el vencimiento. Para que eso sea posible, tiene que constar que el comprador recibió y aceptó.
Por qué le importa al comprador
Hay dos razones.
La primera es tributaria: la normativa vincula los eventos del receptor con el soporte de costos, deducciones e impuestos descontables en las compras a crédito. Conviene revisar con su contador el alcance exacto según la norma vigente, pero el mensaje práctico es claro: los eventos hacen parte del soporte de la compra.
La segunda es comercial: sus proveedores pueden necesitar esos eventos para negociar sus facturas. Un comprador que no los registra les complica el acceso a liquidez.
Los cuatro eventos del receptor
Los eventos que registra el comprador siguen un orden. Cada uno tiene un código.
| Código | Evento | Qué significa |
|---|---|---|
| 030 | Acuse de recibo de la factura | «Recibí el documento» |
| 032 | Recibo del bien o prestación del servicio | «Recibí la mercancía o el servicio» |
| 033 | Aceptación expresa | «Acepto la factura» |
| 031 | Reclamo | «No acepto la factura, por este motivo» |
Acuse de recibo (030)
Confirma que la factura electrónica llegó. No implica estar de acuerdo con su contenido. Es el primer paso y el más mecánico, por lo que es el candidato natural a automatizarse.
Recibo del bien o servicio (032)
Confirma que lo facturado fue efectivamente entregado. Aquí hay una decisión operativa: quién en la empresa sabe que la mercancía llegó. Normalmente es la bodega, no contabilidad. El evento debería registrarse cuando la recepción física esté confirmada.
Aceptación expresa (033) o reclamo (031)
Son excluyentes. Con la aceptación, el comprador declara su conformidad. Con el reclamo, la rechaza e indica el motivo: diferencias en cantidades, precios, mercancía no solicitada.
Si el comprador no hace ninguna de las dos dentro del plazo que fija la norma, opera la aceptación tácita: la factura se entiende aceptada. Dejar pasar ese plazo por desorden equivale a aceptar facturas que quizá debían reclamarse.
Dónde suele enredarse el proceso
Las facturas llegan a un correo que nadie revisa
Las facturas electrónicas llegan al correo que la empresa registró. Si es el buzón de una persona, o uno compartido sin responsable, las facturas se acumulan sin gestión.
Los eventos se hacen en un portal, uno por uno
Entrar a un portal, buscar cada factura y registrar tres eventos es viable con diez facturas al mes. Con cientos, no se hace.
Contabilidad no sabe si la mercancía llegó
Quien registra los eventos no es quien recibe. Sin un vínculo entre la recepción de mercancía y la factura, el evento de recibo se registra «por confianza».
La factura se registra dos veces
Llega el XML por correo y además el vendedor entrega una copia. Sin un control de duplicados, la misma factura entra dos veces a cuentas por pagar.
Llegan documentos que no son para la empresa
Facturas dirigidas a otro NIT, o notas crédito que no deben gestionarse como facturas. El sistema debe distinguirlas.
Cómo organizar el proceso
Un proceso ordenado tiene cinco pasos:
- Una sola entrada. Todas las facturas recibidas llegan a una bandeja, con su estado.
- Acuse al llegar. De forma automática, para no depender de nadie.
- Cruce con la compra. La factura se asocia con la orden de compra y la recepción. Si coincide, se convierte en factura de compra sin digitarla.
- Recibo del bien al confirmar la entrada. El evento se registra cuando la mercancía realmente ingresó.
- Aceptación o reclamo con criterio. Si hay diferencias, reclamo con motivo, y la factura no entra a cuentas por pagar hasta resolverlo.
El punto de fondo es que los eventos no deberían ser un trámite aparte, sino un resultado del proceso de compras.
Convertir la factura recibida en factura de compra
El XML de la factura trae todo: proveedor, líneas, cantidades, precios, impuestos. Aprovecharlo evita digitar y reduce errores, pero exige resolver la equivalencia entre los códigos del proveedor y los productos propios.
Un buen sistema:
- identifica al proveedor por su NIT,
- propone el producto propio para cada línea y recuerda la equivalencia para la próxima vez,
- permite llevar una línea a gasto cuando no es mercancía,
- y avisa si el total no cuadra, en lugar de aceptarlo en silencio.
Qué pasa cuando un evento falla
Los eventos se transmiten a la DIAN y pueden fallar por indisponibilidad del servicio o ser rechazados. Dos reglas sanas:
- Un evento sin respuesta no debe detener la compra. Queda pendiente y se reintenta.
- Un evento aceptado no retrocede. Lo que ya consta ante la DIAN no se deshace desde el sistema.
Preguntas para su contador
Antes de definir el proceso, aclare con su contador:
- ¿Sobre qué compras debemos registrar los eventos?
- ¿Quién autoriza un reclamo?
- ¿Qué hacemos con las facturas que lleguen sin orden de compra?
- ¿Qué persona figura como responsable de los eventos ante la DIAN?
Cómo lo resuelve SMART ERP
SMART ERP tiene una bandeja de facturas recibidas y eventos RADIAN. Las facturas llegan solas, por la sincronización automática, o se cargan a mano desde el XML o el archivo comprimido, lo que funciona aunque la facturación electrónica no esté activa.
Desde la bandeja se registran los eventos 030, 032 y 033 o 031, respetando el orden. El acuse al llegar y el recibo del bien al convertir pueden hacerse automáticos, según lo configure la empresa. El reclamo exige motivo y bloquea la conversión. Un evento sin respuesta queda pendiente y se reintenta; no interrumpe la compra.
Al convertir, el sistema crea la factura de compra con el flujo normal: busca al proveedor por NIT, propone los productos con equivalencias recordadas, código de barras, código o similitud de nombre, practica la retención habitual y contabiliza. Si el total difiere, pide confirmación o una cuenta para la diferencia. No convierte notas, documentos descartados ni facturas dirigidas a otro NIT.
Para las facturas que solo existen en PDF o foto está la lectura de facturas con IA: produce un borrador que la persona corrige y confirma. Como ese documento no tiene CUFE, no admite eventos. Todo termina en las cuentas por pagar del módulo de compras.