Nómina electrónica y PILA: qué automatiza un ERP
Qué son la nómina electrónica y la PILA, por qué deben coincidir con la nómina liquidada y qué parte del trabajo puede automatizar un ERP integrado.
· 6 min de lectura · Nómina · PILA · Nómina electrónica · DIAN
Liquidar la nómina es solo el comienzo. Después de calcular cuánto se le paga a cada empleado, la empresa debe reportar esos mismos pagos por lo menos a dos destinos: a la DIAN, con la nómina electrónica, y al sistema de seguridad social, con la planilla de aportes. Y además contabilizarlos.
Son cuatro versiones de la misma realidad. Cuando no coinciden, llegan los requerimientos. Este artículo explica qué es cada reporte, dónde suelen aparecer las diferencias y qué puede automatizar un sistema integrado.
Cuatro salidas de una misma nómina
| Salida | Destino | Para qué |
|---|---|---|
| Pago al empleado | El trabajador | Cumplir el contrato |
| Planilla de aportes (PILA) | Operador de información | Pagar seguridad social y parafiscales |
| Nómina electrónica | DIAN | Soportar costos y deducciones |
| Comprobante contable | Contabilidad | Registrar gasto, pasivos y provisiones |
El principio rector es simple: las cuatro deben salir de la misma liquidación. Si cada una se prepara por separado, las diferencias son cuestión de tiempo.
La nómina electrónica
Qué es
Es el documento soporte de pago de nómina electrónica: un documento por empleado que la empresa transmite a la DIAN con el detalle de lo devengado y lo deducido. No cambia la forma de liquidar ni de pagar. Es el soporte que permite a la empresa llevar los pagos laborales como costo o deducción.
Cómo funciona
- Se transmite un documento por empleado y por mes, aunque la empresa pague por quincenas. El documento reúne todos los pagos del mes.
- Se transmite a mes vencido, dentro del plazo que fija la norma.
- Cada documento aceptado recibe un código único, el CUNE.
- Clasifica los pagos por tipo: salario, horas extra, incapacidades, licencias, primas, cesantías, comisiones, y las deducciones de salud, pensión, retención y otras.
Las correcciones
Si después de transmitir cambia algo de ese mes, el documento no se edita: se emite una nota de ajuste, que reemplaza o elimina el original. Esto exige saber qué se transmitió y detectar cuándo la nómina del mes cambió después.
Dónde se complica
- Datos del empleado incompletos: identificación, dirección, correo, datos del contrato.
- Clasificación de conceptos: cada concepto de la nómina debe corresponder a un tipo del documento electrónico.
- Pagos por fuera de la nómina habitual: prestaciones y liquidaciones de contrato del mes también deben entrar.
- Cambios posteriores que nadie reporta.
La PILA
Qué es
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes es el mecanismo con el que el empleador liquida y paga, cada mes, los aportes a salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales. Se presenta ante un operador de información, que distribuye el dinero entre las administradoras.
Qué reporta
Por cada empleado:
- los días cotizados a cada subsistema,
- el ingreso base de cotización (IBC),
- las tarifas y los aportes,
- las administradoras a las que está afiliado,
- y las novedades del mes.
Las novedades
Son el corazón de la planilla y su principal fuente de errores:
| Novedad | Significado |
|---|---|
| ING | Ingreso del empleado |
| RET | Retiro |
| VSP | Variación permanente de salario |
| VST | Variación transitoria de salario |
| SLN | Suspensión o licencia no remunerada |
| IGE | Incapacidad por enfermedad general |
| LMA | Licencia de maternidad o paternidad |
| VAC-LR | Vacaciones o licencia remunerada |
| IRL | Incapacidad por riesgo laboral |
Una novedad omitida o mal reportada afecta la cobertura del empleado y puede generar cobros o inconsistencias con las administradoras.
El archivo plano
La planilla puede digitarse en el portal del operador o cargarse como un archivo plano, cuya estructura está definida por la norma: registros de longitud fija, con cada dato en una posición exacta. Para una empresa con muchos empleados, el archivo es la única forma práctica.
Dónde se complica
- El IBC. No es igual al salario: depende de qué pagos son salariales y de los límites legales.
- Los días. Un ingreso o un retiro a mitad de mes cambia los días de cada subsistema.
- Las exoneraciones. Ciertos empleadores están exonerados de algunos aportes bajo condiciones específicas, que el contador debe verificar.
- Los códigos de las administradoras. Cada entidad tiene su código y debe estar bien asignada a cada empleado.
El cuadre: la prueba de fuego
La pregunta que todo contador debería poder responder cada mes es: ¿los aportes de la planilla coinciden con los que contabilizó la nómina?
Si la nómina causó un valor de aportes y la planilla pagó otro, queda un saldo en las cuentas por pagar de seguridad social que crece mes a mes. Y si las deducciones al empleado no coinciden con lo que se aportó a su nombre, hay un problema con el trabajador.
Lo mismo aplica entre la nómina electrónica y la contabilidad: lo reportado a la DIAN como pagos laborales debería ser coherente con el gasto de personal en los libros y, a fin de año, con los certificados de ingresos y retenciones y con la información exógena.
Qué puede automatizar un ERP
Con una nómina integrada, el sistema puede:
- Liquidar una sola vez y derivar todo lo demás de esa liquidación.
- Consolidar el mes por empleado, sumando todos los períodos, las prestaciones y las liquidaciones de contrato.
- Armar el documento de nómina electrónica clasificando cada concepto, transmitirlo y hacer seguimiento a su estado.
- Detectar cambios posteriores a la transmisión y avisar que hace falta un ajuste.
- Calcular la planilla con días, IBC, tarifas y novedades.
- Cuadrar la planilla contra lo contabilizado.
- Generar el archivo plano con la estructura de la norma.
- Contabilizar la nómina, con provisiones.
Lo que no se automatiza
- La calidad de los datos del empleado. Si falta la afiliación o el correo, el sistema solo puede avisar.
- El registro oportuno de novedades. Una incapacidad que nadie reporta no existe para el sistema.
- Las decisiones del contador: exoneraciones, topes del IBC, tratamiento de pagos no salariales.
- La presentación y el pago ante el operador.
- La validación con el operador. Antes de la primera carga de un archivo plano conviene verificar con el operador los detalles de formato.
Recomendaciones prácticas
- Complete la ficha de cada empleado antes de la primera transmisión.
- Cierre las novedades antes de liquidar, con una fecha de corte conocida.
- Revise el cuadre cada mes, no al final del año.
- No corrija por fuera. Si la planilla se ajusta en el portal del operador, la nómina debe reflejar el mismo ajuste.
- Guarde la foto de lo presentado, para poder explicar después qué se reportó.
Cómo lo resuelve SMART ERP
En SMART ERP la liquidación de nómina es la fuente única. La nómina electrónica genera un documento por empleado y mes con lo liquidado en firme en todos los períodos del mes, las prestaciones pagadas y las liquidaciones de contrato, y lo transmite a la DIAN. Si faltan datos, el documento queda en error con la lista de lo que falta y se reenvía al corregir. Si después se aprueba o anula una liquidación de ese mes, la fila lo señala y permite emitir el ajuste; el ajuste disponible es por eliminación, tras el cual el comprobante se transmite de nuevo.
La planilla PILA consolida por empleado días, IBC, tarifas, aportes por subsistema y novedades, y muestra el cuadre contra lo que contabilizó la nómina. Se guarda como una foto que pasa de borrador a presentada. Genera el archivo plano con los registros definidos en la Resolución 2388 de 2016 y un Excel de revisión; si faltan datos, entrega la lista. Los topes del IBC son parámetros que define el contador, y el catálogo de administradoras lo carga la empresa.
La presentación y el pago ante el operador se hacen en su portal. Más información en el módulo de nómina.