Integración con la DIAN: documentos electrónicos
SMART ERP genera facturas, notas crédito y débito, documento soporte, nómina electrónica y eventos RADIAN y los transmite a la DIAN. La integración viene con el producto.
SMART ERP genera los documentos electrónicos y los transmite a la DIAN: la integración viene completa con el producto. Usted factura en el ERP como siempre —desde la pantalla de facturas o desde el punto de venta— y el sistema arma el documento, lo envía y hace el seguimiento hasta que queda aceptado. La integración se activa por empresa y la conexión con la DIAN se configura en la implementación.
El diseño parte de una regla: la transmisión nunca interrumpe la venta. Si la transmisión no se completa en ese momento (por ejemplo, por una falla de conexión), la factura queda emitida en el ERP y el documento electrónico queda «pendiente»; el sistema reintenta por su cuenta y verifica lo que se envió sin recibir respuesta. Lo que requiere su atención —un dato del cliente que falta, un rechazo— aparece en una bandeja donde se corrige y se reenvía.
La misma conexión sirve en sentido contrario: recibe las facturas electrónicas que los proveedores le emiten a su empresa y permite responderlas con los eventos del receptor (030 a 033 de RADIAN). También puede cargar el XML a mano, lo que funciona incluso sin la facturación electrónica activa.
Qué hace
Factura electrónica de venta
Al emitir una factura, desde la pantalla o desde el POS, se crea su documento electrónico y se envía. Viajan las retenciones del cliente, los descuentos de línea y de promoción, y el medio de pago de las ventas de contado.
Notas crédito y débito
La devolución de venta aprobada viaja como nota crédito que referencia la factura. Las notas de cartera emitidas sobre una factura viajan como nota crédito o débito con el motivo que exige el documento electrónico.
Documento soporte
Para compras a proveedores no obligados a facturar: la factura de compra marcada como documento soporte toma su consecutivo por sede y se transmite, sin pedir número de factura del proveedor.
Nómina electrónica
Un documento por empleado y mes con lo liquidado en firme, transmitido a mes vencido. Si después cambia una liquidación del mes, el ERP lo señala y permite emitir el ajuste y transmitir de nuevo.
Facturas recibidas y eventos RADIAN
Las facturas de sus proveedores llegan a una bandeja, se convierten en factura de compra y se responden con acuse (030), recibo del bien (032) y aceptación expresa (033) o reclamo (031). El acuse y el recibo pueden emitirse automáticamente si su empresa lo configura.
Representación gráfica con QR
La impresión y el PDF de la factura llevan los datos exigidos para la representación gráfica, el CUFE y el código QR de consulta, además de la leyenda de la resolución de facturación.
Control de resoluciones
Si la sede tiene resoluciones activas, cada número de factura debe caer en una vigente. El ERP calcula los números y días que quedan y avisa antes de que el rango se agote o la vigencia venza.
Bandeja y trazabilidad
Una pantalla reúne todos los documentos con su estado —pendiente, enviado, aceptado, rechazado o con error—, la bitácora de eventos de cada uno y las acciones de reenviar y verificar. El detalle de cada factura muestra su tarjeta de documento electrónico.
Cómo funciona
- En la implementación se configura la conexión con la DIAN en el ERP, donde un administrador puede probarla antes de empezar. La clave queda cifrada.
- Se activa el módulo de facturación electrónica para la empresa y se cargan las resoluciones de facturación por sede y tipo de documento.
- Al emitir una factura, aprobar una devolución, emitir una nota o registrar un documento soporte, el ERP crea el documento electrónico después de guardar la operación y lo envía en segundo plano.
- El ERP transmite el documento a la DIAN y registra el resultado. Si no hay respuesta, el ERP reintenta periódicamente y verifica lo que quedó enviado sin aviso.
- Un documento aceptado no retrocede de estado. Uno rechazado o con error se corrige —por ejemplo, completando un dato del cliente— y se reenvía desde la bandeja.
- Las facturas de sus proveedores se sincronizan periódicamente a la bandeja de recibidas; desde allí se convierten en compra y se emiten los eventos en el orden que exige la DIAN.
Alcance y límites
Lo que esta integración no hace, dicho con claridad.
- El módulo se activa por empresa. Mientras no esté activo y con la conexión configurada, el ERP factura normalmente pero no transmite.
- Una nota crédito espera a que la factura que referencia esté aceptada antes de enviarse.
- El documento soporte aplica solo a proveedores marcados como no obligados a facturar y a compras recientes; una compra con más días de los que admite el documento no se transmite.
- No admiten conversión ni eventos las notas recibidas, los documentos descartados y las facturas dirigidas a otro NIT.
- Las notas sobre facturas emitidas en su sistema anterior quedan solo en el ERP, previa confirmación, y no se transmiten.
Funcionalidades relacionadas
Factura electrónica
SMART ERP transmite la factura a la DIAN al emitirla. El sistema sigue su estado, reintenta lo pendiente y arma la representación gráfica con QR y CUFE.
Notas crédito y débito electrónicas
Las devoluciones de venta aprobadas y las notas manuales de cartera se transmiten a la DIAN como nota crédito o débito, referidas a la factura original y con su motivo.
Documento soporte electrónico
La factura de compra a un proveedor no obligado a facturar se marca como documento soporte, toma su consecutivo por sede y se transmite a la DIAN al registrarla.
Facturas recibidas y eventos RADIAN
Una bandeja con las facturas electrónicas que le emiten sus proveedores: se convierten en factura de compra y desde ahí se emiten los eventos 030, 031, 032 y 033 ante la DIAN.
Nómina electrónica
Un documento por empleado y mes, armado con lo liquidado en firme y transmitido a la DIAN, con estado, reenvío de rechazados y corrección de aceptados.
Resoluciones de facturación
El sistema guarda cada resolución de numeración de la DIAN y controla que toda factura se emita dentro de su prefijo, su rango y su vigencia.
Preguntas frecuentes
La venta no se detiene. La factura queda emitida en el ERP y su documento electrónico queda «pendiente». El sistema reintenta el envío por su cuenta y, cuando hay respuesta, actualiza el estado. Usted lo ve en la bandeja de documentos electrónicos.
Sí. SMART ERP genera el documento, lo transmite a la DIAN, consulta su estado, guarda el CUFE y la respuesta, y muestra la representación gráfica con el código QR. La conexión se configura y se prueba en la implementación, antes de salir en vivo.
El documento queda «rechazado» con el motivo. Usted corrige la causa y lo reenvía desde la bandeja; el ERP lo envía como un intento nuevo. Si faltaban datos del cliente, el documento queda en «error» con la lista de lo que falta, y se reenvía al completarlos.
Sí, cargando a mano el XML o el archivo ZIP que le envía su proveedor. El ERP lo lee y lo deja en la bandeja de facturas recibidas, listo para convertir en factura de compra. Los eventos RADIAN sí requieren la facturación electrónica activa.
Sí, cuando la sede tiene resoluciones registradas. Cada número debe caer en una resolución vigente: si el rango se agotó, la vigencia venció o el prefijo no tiene resolución, el ERP no deja emitir y explica la causa. Además muestra cuántos números y días quedan.
Las ventas del POS que generan factura de venta siguen el mismo flujo: al emitirse, el ERP crea el documento electrónico y lo envía con los medios de pago cobrados en la caja.
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