Envío de documentos por correo desde el ERP
El ERP envía documentos en PDF, informes en Excel y avisos por correo usando la cuenta SMTP de su empresa, con plantillas por tipo de documento e historial de envíos.
SMART ERP envía correo con la cuenta de su empresa. Un administrador registra la conexión SMTP en la configuración y, desde ese momento, los documentos salen desde su dominio y con su nombre, no desde una dirección genérica del sistema. La clave del correo queda cifrada.
El PDF de cada documento se arma en el servidor, con el mismo detalle que imprime la pantalla: cotización, pedido, factura de venta, remisión, devolución, orden de compra, recibo de caja, comprobante de egreso y estado de cuenta. La factura electrónica incluye su representación gráfica con el código QR.
Cada tipo de documento tiene su plantilla de correo, con variables como el nombre del cliente o el número del documento, y cada envío queda en un historial. El mismo correo saliente lo usan los informes programados y los avisos de hallazgos del vigía.
Qué hace
Conexión SMTP de su empresa
Se configura en los ajustes del sistema, solo por administradores. Con ella el ERP envía desde la cuenta de correo que usted defina.
Documentos en PDF
Cotización, pedido, factura de venta, remisión, devolución, orden de compra, recibo de caja, egreso, estado de cuenta y recibo provisional se generan en PDF y se adjuntan al correo.
Plantillas por tipo de documento
Asunto y cuerpo editables por tipo, con variables que el ERP reemplaza al enviar —cliente, número, entre otras—, para que cada correo salga con el tono de su empresa.
Envío desde el documento
Desde el detalle de cada documento se abre el diálogo de envío con los correos registrados del tercero. El envío se procesa en segundo plano, sin detener su trabajo.
Estados de cuenta masivos
Cartera puede enviar el estado de cuenta a un grupo de clientes en una sola operación, dentro del tope por envío que maneja el sistema.
Historial de envíos
Cada envío queda registrado con el documento, los destinatarios, quién lo envió y su resultado, para responder con certeza si un cliente dice que no recibió su factura.
Informes programados
Los informes guardados en el generador se programan con frecuencia diaria, semanal o mensual y llegan en Excel a usuarios o a otros correos.
Avisos del vigía y envíos del asistente
Quien se suscribe recibe por correo los hallazgos del vigía. El asistente de IA también puede enviar un documento a los correos registrados del tercero, siempre con su aprobación en una tarjeta.
Cómo funciona
- Un administrador registra la conexión SMTP de la empresa en la configuración del sistema.
- Se ajustan las plantillas de correo por tipo de documento, con las variables disponibles.
- Desde el detalle de un documento, elija «Enviar»: el ERP propone los correos registrados del tercero y la plantilla correspondiente.
- El ERP genera el PDF, pone el envío en cola y lo despacha. Si es una cotización en borrador, pasa a «enviada».
- Consulte el historial para confirmar el envío o repetirlo.
Alcance y límites
Lo que esta integración no hace, dicho con claridad.
- Sin correo saliente configurado, el ERP no envía y lo avisa al intentarlo; los informes programados quedan como fallidos con el motivo.
- Enviar a un correo distinto del registrado para el tercero exige tener permiso de escritura sobre ese documento.
- Para enviar un documento se necesita el mismo acceso que para verlo; un vendedor con visibilidad restringida solo envía los suyos.
- El ERP envía correo, no lo recibe: las respuestas de sus clientes llegan a su buzón, no al sistema.
- La entrega final depende de su servidor de correo y del destinatario; el historial registra el resultado del envío desde el ERP.
Funcionalidades relacionadas
Envío de documentos por correo
El PDF se genera en el servidor y sale desde el correo de su empresa, con plantillas, historial de envíos y archivos adjuntos protegidos.
Cotizaciones
Propuestas comerciales con precios de lista, IVA y promociones aplicados por el sistema, que se envían al cliente y se convierten en pedido o factura.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Cuentas por cobrar
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Generador de informes
Un constructor para que cualquier persona arme el informe que necesita, lo guarde, lo comparta y lo reciba por correo, sin ayuda técnica.
Recibo provisional
Constancia numerada del dinero que el vendedor recibe en ruta. No baja la cartera hasta que cartera la legaliza con el recibo de caja o la rechaza.
Preguntas frecuentes
Desde la cuenta SMTP que su empresa registre en la configuración. Así sus clientes reciben los documentos desde su propio dominio y pueden responder a un buzón que usted atiende.
Sí. Cada tipo de documento tiene una plantilla con asunto y cuerpo editables, y variables que se reemplazan al enviar, como el nombre del cliente y el número del documento.
En el historial de envíos queda cada correo con el documento, los destinatarios, quién lo envió y el resultado. Puede consultarlo y repetir el envío si hace falta.
No. Para enviar se exige el mismo acceso que para ver el documento, y enviarlo a una dirección que no es la registrada del tercero requiere además permiso de escritura sobre ese documento.
Sí. El PDF de una factura electrónica incluye la representación gráfica con el CUFE y el código QR de consulta, además de la leyenda de la resolución.
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- Los documentos electrónicos ante la DIAN
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