Bancos: archivo de pagos y carga de extractos
El ERP se entiende con su banco por archivos: genera el archivo de pagos de cada lote con plantillas que usted define y lee el extracto en Excel o CSV para conciliar.
SMART ERP no se conecta directamente con los bancos. El intercambio se hace con archivos, en los dos sentidos: hacia el banco, el archivo de pagos de un lote de pago a proveedores; desde el banco, el extracto que usted descarga del portal y carga en el ERP para conciliar. Es un esquema sencillo, que funciona con cualquier entidad y no exige convenios ni credenciales bancarias dentro del sistema.
Para los pagos, el ERP no trae formatos escritos por banco. Su empresa define las plantillas con la estructura que le pide su banco —delimitado o de ancho fijo, con los campos que necesite, encabezado y totales— y las reutiliza en cada lote. Así el archivo corresponde a lo que su banco realmente exige, y no a una suposición.
Para la conciliación, usted indica qué columna del extracto es la fecha, la descripción, la referencia y el valor, y el ERP cruza cada línea contra los movimientos bancarios que ya registraron ventas, recaudos, egresos y traslados.
Qué hace
Plantillas de archivo definidas por su empresa
Cada plantilla define si el archivo es delimitado o de ancho fijo, qué campos lleva —tomados de un catálogo cerrado—, su encabezado y sus totales. Antes de usarla puede ver una vista previa con datos reales.
Archivo de pagos del lote
En un lote de pago aprobado o pagado se genera el archivo con una plantilla propia, o en Excel o CSV genérico. Sale un registro por proveedor, y cada archivo generado queda en el historial del lote.
Datos que no se recortan
El documento del proveedor, su cuenta bancaria y el valor nunca se truncan para caber en un campo: si no caben en la estructura definida, el problema se ve antes de enviar el archivo al banco.
Carga del extracto en Excel o CSV
Usted mapea las columnas por el nombre de su encabezado: fecha, descripción, referencia, valor con signo o débito y crédito, y saldo. También indica la fila de encabezados, el formato de fecha, el separador decimal y si el signo viene invertido.
Vista previa y carga todo o nada
Antes de importar se ve cómo quedaría leído el extracto. Si una fila tiene un error, no se carga ninguna. Volver a cargar el mismo extracto no duplica las líneas.
Cruce automático y manual
El cruce automático empareja por valor exacto y fecha dentro de una tolerancia en días, primero por referencia; lo ambiguo queda pendiente para que usted lo cruce a mano, lo ignore con un motivo o lo restaure.
Registrar en libros lo que solo trae el banco
Comisiones, gravamen a los movimientos financieros o intereses que aparecen en el extracto se registran desde la misma línea, con su cuenta contable y su tercero, y se pueden deshacer mientras la conciliación no esté aprobada.
Cómo funciona
- Para pagar: arme el lote de pago, con la sugerencia por vencimiento hasta el dinero disponible o a mano, y páselo por su aprobación.
- Genere el archivo con la plantilla de su banco, cárguelo en el portal bancario y, cuando el banco confirme, marque el lote como pagado: el ERP crea un comprobante de egreso por proveedor.
- Para conciliar: descargue el extracto del período en Excel o CSV desde el portal de su banco.
- Cree la conciliación de la cuenta y el período, mapee las columnas del extracto, revise la vista previa e importe.
- Ejecute el cruce automático, resuelva a mano lo pendiente y registre en libros lo que solo aparece en el banco.
- Con todas las líneas resueltas y la diferencia en cero —o justificada con un motivo—, apruebe la conciliación. Una conciliación aprobada no se modifica.
Alcance y límites
Lo que esta integración no hace, dicho con claridad.
- No hay conexión directa con los bancos: el ERP no consulta saldos ni movimientos en línea y no envía pagos; todo pasa por archivos que usted carga o descarga.
- No vienen formatos predefinidos por banco, ni para pagos ni para extractos: la plantilla de pagos y el mapeo del extracto los define su empresa.
- Los proveedores sin cuenta bancaria registrada no salen en el archivo, y al pagar el lote se omiten.
- Las fechas del extracto deben caer dentro del período de la conciliación.
- El extracto se carga en Excel o CSV; un extracto en PDF debe convertirse antes.
Funcionalidades relacionadas
Lotes de pago
Programe el pago a muchos proveedores en una operación: propuesta por vencimiento, aprobación, archivo para el banco y un egreso por proveedor al pagar.
Comprobantes de egreso
El soporte de cada pago a un proveedor: una o varias facturas pagadas o abonadas en una operación, con salida de caja o banco y contabilidad automática.
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Conciliación bancaria
El extracto del banco cruzado contra los movimientos en libros, con cruce automático, registro de lo que falta y un resumen que explica la diferencia.
Flujo de caja proyectado
A partir del saldo de hoy, lo que falta por cobrar y lo que falta por pagar, el sistema muestra el saldo de cada período y avisa dónde baja del mínimo.
Preguntas frecuentes
No. Usted descarga el extracto del portal de su banco en Excel o CSV y lo carga en el ERP. A cambio, el esquema funciona con cualquier banco y no requiere guardar credenciales bancarias en el sistema.
Usted define la plantilla con la estructura que su banco publica: delimitado o ancho fijo, campos, encabezado y totales. El ERP no trae formatos por banco escritos de antemano, justamente para no asumir una estructura que cada banco cambia.
No sale en el archivo para el banco y, al pagar el lote, se omite. El total del lote refleja lo realmente pagado, y sus facturas quedan disponibles para otro lote o para un egreso individual.
Sí puede cargarlo, pero no se duplica: el ERP reconoce las líneas ya cargadas por su fecha, valor, referencia y descripción, respetando las líneas idénticas que legítimamente se repiten en un extracto.
Desde la misma línea del extracto, con «registrar en libros»: usted elige el tipo y la cuenta de contrapartida, y el ERP crea el movimiento bancario con su asiento. Si la cuenta exige tercero, el sistema sugiere el del banco.
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