Punto de reorden y clasificación ABC: cuándo y cuánto comprar
Cómo calcular el punto de reorden, el inventario de seguridad y la clasificación ABC para decidir cuándo y cuánto comprar sin agotados ni excesos.
· 6 min de lectura · Inventario · Compras · Abastecimiento
En una empresa comercial, comprar bien es tan importante como vender bien. Comprar de menos produce agotados: ventas perdidas y clientes que buscan otro proveedor. Comprar de más inmoviliza dinero en mercancía que ocupa espacio, envejece y, a veces, termina rematada.
Dos conceptos sencillos ayudan a encontrar el equilibrio: el punto de reorden, que dice cuándo comprar, y la clasificación ABC, que dice dónde poner la atención. Este artículo los explica con un método aplicable.
El problema de comprar «a ojo»
El comprador experimentado tiene buena intuición sobre los productos que más se mueven. El problema son los otros cientos o miles de referencias. Nadie puede llevar en la cabeza la demanda, la existencia y el tiempo de entrega de todo el catálogo.
Sin método, las compras siguen patrones conocidos:
- se compra cuando el producto ya se agotó,
- se compra lo que el vendedor del proveedor ofrece,
- se repite el pedido anterior aunque la demanda haya cambiado.
El punto de reorden
Es el nivel de existencias en el que debe hacerse un pedido para que llegue antes de que el producto se acabe. La lógica:
Punto de reorden = demanda durante el tiempo de entrega + inventario de seguridad
Demanda durante el tiempo de entrega
Si un producto vende en promedio cierta cantidad diaria y el proveedor tarda cierto número de días en entregar, mientras llega el pedido se venderá el producto de esas dos cifras. Esa es la cantidad mínima que debe haber al momento de pedir.
Un ejemplo ilustrativo: un producto vende 10 unidades diarias y el proveedor tarda 6 días. Durante la espera se venderán 60 unidades. Si pide cuando quedan 40, tendrá dos días de agotado.
Inventario de seguridad
El cálculo anterior supone que la demanda y la entrega son exactas. No lo son: hay días de más venta y proveedores que se demoran. El inventario de seguridad es el colchón que cubre esa variación.
Cuánto colchón depende de dos cosas:
- Qué tan variable es la demanda. Un producto que vende casi lo mismo cada semana necesita poco; uno errático necesita más.
- Qué tan grave es agotarse. No todos los productos merecen la misma protección. Aquí entra la clasificación ABC.
Cuánto comprar
Saber cuándo pedir no dice cuánto. La cantidad depende de para cuántos días quiere cubrirse:
Cantidad sugerida = demanda × (tiempo de entrega + días de cobertura) + seguridad − disponible
Los días de cobertura son una decisión comercial: con qué frecuencia quiere comprarle a ese proveedor. Pedidos frecuentes y pequeños mantienen el inventario bajo, pero cuestan más en fletes y gestión.
Qué es «disponible»
No es lo mismo que la existencia en bodega. El disponible real considera:
- la existencia física,
- menos lo comprometido en pedidos de clientes confirmados,
- más lo que ya está pedido al proveedor y viene en camino.
Ignorar lo comprometido lleva a comprar tarde; ignorar lo que viene en tránsito, a comprar dos veces.
La clasificación ABC
Parte de una observación que se cumple en casi todo catálogo: pocos productos generan la mayor parte de las ventas.
- Clase A. Los pocos productos que explican la mayor parte del ingreso.
- Clase B. Un grupo intermedio.
- Clase C. La mayoría de las referencias, que juntas aportan una porción pequeña.
Para clasificar, se ordenan los productos de mayor a menor ingreso en un período largo, normalmente un año, y se acumula su participación.
Para qué sirve
La clasificación define el nivel de atención:
| Clase | Política sugerida |
|---|---|
| A | Revisión frecuente, mayor inventario de seguridad, no se debe agotar |
| B | Revisión periódica, seguridad moderada |
| C | Reglas simples, seguridad baja; evaluar si vale la pena tenerlos |
Un agotado de un producto A cuesta ventas importantes. Un exceso de un producto C cuesta dinero inmovilizado en algo que casi no se vende.
La segunda dimensión: XYZ
La clasificación ABC mide importancia. La XYZ mide estabilidad de la demanda:
- X: demanda estable y predecible.
- Y: demanda con variaciones.
- Z: demanda errática o esporádica.
Cruzadas, orientan la decisión. Un producto AX es importante y predecible: se puede manejar con poco inventario y alta precisión. Un AZ es importante pero errático: necesita más protección o una gestión manual. Un CZ es candidato a comprarse solo bajo pedido.
Cómo estimar la demanda
La fórmula depende de una buena estimación de la demanda diaria. Algunas precauciones:
- Use ventas netas. Las devoluciones no son demanda.
- Atienda la tendencia. Si el último mes se aparta mucho del promedio, pesa más que los meses anteriores.
- Cuidado con los agotados. Un producto que estuvo agotado tres semanas muestra una venta baja que no refleja su demanda.
- Trate distinto la venta esporádica. Un producto que vende pocas veces al trimestre necesita un período de análisis más largo.
- Considere la estacionalidad en las categorías que la tienen.
Los datos del proveedor
El tiempo de entrega no es el que dice el proveedor, sino el que realmente cumple. Lo ideal es medirlo y registrar, por proveedor:
- tiempo de entrega real,
- cobertura deseada, es decir, cada cuánto se le compra,
- pedido mínimo.
Errores frecuentes
- Calcular el punto de reorden una vez y no actualizarlo. La demanda cambia; el punto debe recalcularse.
- Aplicar la misma regla a todo el catálogo.
- Confundir existencia con disponible.
- Fijarse solo en los agotados. Los excesos y los productos sin movimiento también son un problema, y más silencioso.
- Sugerir compras de productos con existencia negativa. Un saldo negativo es un error de registro que se corrige antes de comprar.
De la sugerencia a la orden
Un análisis no sirve si no termina en una compra. El flujo completo:
- El sistema analiza todo el catálogo y sugiere.
- El comprador revisa, agrupado por proveedor, y ajusta con su criterio.
- Se arma un plan de compra.
- El plan se convierte en órdenes de compra por proveedor.
El criterio del comprador sigue siendo necesario: él sabe de una promoción próxima, de un proveedor con problemas o de un producto que se va a descontinuar.
Cómo lo resuelve SMART ERP
El reabastecimiento de SMART ERP analiza todos los productos de una sede y actualiza el resultado cada madrugada. Calcula la demanda diaria con ventas netas de devoluciones, da más peso al último mes cuando se aparta del promedio y usa un período más largo para la venta esporádica.
Clasifica cada producto en ABC por su ingreso de los últimos doce meses y en XYZ por la variación de su venta semanal. El punto de reorden combina la demanda, el tiempo de entrega del proveedor y un inventario de seguridad que depende de la clase. El disponible descuenta lo reservado y las existencias comprometidas en pedidos, y suma lo que viene en tránsito.
Cada producto queda en un estado: agotado, crítico, bajo, normal, exceso, sin movimiento o por revisar cuando la existencia es negativa, caso en el que no se sugiere compra. El proveedor habitual y el último costo salen de las facturas de compra, y usted define por proveedor el tiempo de entrega, la cobertura y el pedido mínimo.
Con los productos elegidos se crea un plan en borrador que se ejecuta como órdenes de compra por proveedor. El agente de compras del módulo de inteligencia artificial consulta ese análisis y solo crea planes en borrador cuando usted se lo pide. Más detalle en el módulo de planeación de compras.