Crear terceros con el NIT en el RUES y el RUT
Al crear un cliente o proveedor, el ERP consulta el NIT en el RUES y lee el PDF del RUT para precargar la ficha. Usted revisa los datos antes de guardar.
Registrar bien a un tercero toma tiempo y es donde nacen muchos errores que después aparecen en la factura electrónica, las retenciones y la información exógena. SMART ERP ofrece dos ayudas en la ficha del tercero: consultar el NIT en el RUES y cargar el RUT en PDF.
La consulta en el RUES trae la razón social y los datos de la matrícula mercantil a partir del número de identificación. El RUES no contiene la dirección, el teléfono, el correo ni las responsabilidades fiscales, así que el ERP no los supone: para eso está la lectura del RUT.
La lectura del RUT toma el PDF digital que expide la DIAN y precarga los datos del tercero, entre ellos su ubicación, su actividad económica y sus responsabilidades. En ambos casos lo que llega al formulario es una propuesta: usted la revisa, la corrige si hace falta y guarda.
Qué hace
Consulta del NIT en el RUES
Desde la sección «Identificación» de la ficha, con el número de documento, trae la razón social y los datos de la matrícula mercantil publicados en el registro empresarial.
Aviso de tercero existente
Antes de consultar afuera, el ERP busca el documento en sus propios terceros. Si ya existe, se lo muestra para que no lo cree dos veces.
Lectura del RUT en PDF
Cargue el RUT digital y el ERP lee sus casillas para precargar la identificación, los datos básicos, la ciudad, la actividad económica y las responsabilidades fiscales.
Datos llevados a los catálogos del ERP
Los códigos del RUT —tipo de documento, municipio, actividad económica, responsabilidades— se convierten a los catálogos del sistema, de modo que lo precargado queda en los mismos campos que usa la facturación electrónica y las retenciones.
Revisión antes de guardar
Nada se guarda solo. Los datos quedan en el formulario para que usted los verifique, complete lo que falte —roles, clasificación, cupo, retenciones habituales— y guarde.
Cómo funciona
- Abra «Nuevo tercero» y elija si es persona natural o empresa.
- Digite el número de identificación y use la consulta en el RUES: el ERP normaliza el número, sin puntos ni dígito de verificación, y trae la razón social y los datos de matrícula.
- Si tiene el RUT del tercero, cárguelo en PDF: el ERP precarga los datos fiscales y de ubicación.
- Revise y complete la ficha: roles, clasificación, tratamiento de IVA, datos comerciales y de tesorería.
- Guarde. Después de guardado puede asignar las retenciones habituales, contactos, cuentas bancarias y, si es cliente, su cupo de crédito.
Alcance y límites
Lo que esta integración no hace, dicho con claridad.
- El RUES no trae dirección, teléfono, correo ni responsabilidades fiscales: esos datos salen del RUT o se digitan.
- La lectura funciona con el RUT digital en PDF. Un RUT escaneado o fotografiado no tiene texto y el ERP lo rechaza con un aviso.
- La consulta al RUES depende de la disponibilidad de la fuente pública; si no responde, el registro del tercero sigue normalmente y los datos se digitan.
- Los datos precargados reflejan lo que dicen el registro y el documento en ese momento; el ERP no los actualiza solo después de guardar.
Funcionalidades relacionadas
Retenciones y autorretenciones
Cada concepto guarda tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia; cada tercero, los conceptos que le aplican. Las facturas de compra y de venta calculan sus retenciones solas.
Factura electrónica
SMART ERP transmite la factura a la DIAN al emitirla. El sistema sigue su estado, reintenta lo pendiente y arma la representación gráfica con QR y CUFE.
Información exógena
El mapeo cuenta, formato, concepto y columna arma cada formato por tercero desde los libros, con cuantías menores y un Excel en el orden de casillas de la DIAN para el prevalidador.
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Preguntas frecuentes
No requiere credenciales de su empresa: el ERP consulta la información pública del registro empresarial. Si la fuente no está disponible en ese momento, el ERP lo avisa y usted puede seguir creando el tercero a mano.
No. La lectura necesita el PDF digital del RUT, que es el que contiene texto. Si el archivo es una imagen escaneada, el ERP lo indica y le pide el RUT digital descargado del portal de la DIAN.
No. La consulta y la lectura solo precargan el formulario. Usted revisa cada dato, completa lo que falte y decide cuándo guardar.
Porque el ERP las usa después: para decidir si aplica retención en la fuente a un proveedor, para los datos del adquirente en la factura electrónica y para los reportes tributarios. Tomarlas del RUT evita digitarlas mal.
Sí. La consulta admite cédulas y otros tipos de documento que figuren en el registro, y el RUT de una persona natural se lee igual que el de una empresa.
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