Flujo de caja proyectado: anticipe la falta de efectivo
Cómo construir un flujo de caja proyectado: saldo disponible, cobros esperados, pagos comprometidos y escenarios, para anticipar semanas sin efectivo.
· 6 min de lectura · Tesorería · Finanzas · Gerencia
Una empresa puede cerrar el año con utilidades y aun así no tener con qué pagar la nómina de una quincena. No es una contradicción: la utilidad mide lo que se ganó; la caja mide lo que hay. Entre una y otra están el crédito que se da a los clientes, el inventario que se compra por adelantado y los plazos que conceden los proveedores.
El flujo de caja proyectado es la herramienta para ver ese desfase antes de que ocurra. Este artículo explica cómo construirlo y cómo usarlo.
Qué es y qué no es
El flujo de caja proyectado responde una pregunta: ¿cuánto dinero habrá disponible en cada semana de los próximos meses?
No es el estado de flujos de efectivo que acompaña los estados financieros, que explica el pasado. Tampoco es el presupuesto, que habla de ingresos y gastos causados. El flujo proyectado solo mira entradas y salidas de dinero, en la fecha en que se espera que ocurran.
La estructura básica
Para cada período, normalmente una semana:
- Saldo inicial: lo que hay en cajas y bancos.
- Más entradas: lo que se espera cobrar.
- Menos salidas: lo que hay que pagar.
- Igual a saldo final, que es el saldo inicial del período siguiente.
La utilidad de la proyección está en el saldo final de cada semana. Si alguno es negativo o queda por debajo del mínimo que la empresa necesita para operar, hay una alerta con semanas de anticipación.
Las entradas
La cartera
Es la principal fuente. Cada factura pendiente tiene una fecha de vencimiento, que es la primera aproximación a cuándo se cobrará.
Pero los clientes no pagan el día del vencimiento. Hay tres formas de afinar la proyección:
- Por vencimiento. Supone que todos pagan a tiempo. Es la visión optimista.
- Por comportamiento. Si un cliente históricamente paga con cierto retraso, se desplaza su cobro esperado esos días. Es más realista.
- Por promesas de pago. Si el cliente se comprometió a pagar en una fecha, esa fecha pesa más que el vencimiento.
Lo que no debe incluirse: la cartera castigada o en cobro jurídico. Contar con ese dinero es engañarse.
Las ventas de contado
Las empresas con ventas de mostrador reciben efectivo a diario. Puede estimarse con el promedio reciente, teniendo en cuenta la estacionalidad.
Las ventas futuras a crédito
Los pedidos confirmados sin facturar se convertirán en cartera y luego en dinero. Son menos seguros que una factura, así que conviene mostrarlos como una banda probable y no mezclarlos con lo cierto.
Las salidas
Proveedores
Las cuentas por pagar con su vencimiento. Si la empresa programa sus pagos en lotes aprobados, esos lotes son la salida más cierta de todas.
Nómina
Una de las salidas más grandes y menos flexibles. Incluye los pagos periódicos, la seguridad social y, en ciertos meses, las prestaciones. Olvidar las primas o las cesantías es un error clásico en las proyecciones.
Gastos recurrentes
Arriendos, servicios, seguros, cuotas. Se repiten con fecha conocida.
Impuestos
IVA, retenciones, renta, ICA. Los valores se conocen o se pueden estimar, y las fechas dependen del calendario tributario vigente. Por su tamaño, conviene verlos en una fila aparte.
Obligaciones financieras y compras futuras
Cuotas de créditos y las órdenes de compra abiertas, que se convertirán en cuentas por pagar.
Cierto, probable y posible
Una proyección que mezcla todo con el mismo peso transmite una precisión que no tiene. Es más honesto separar por niveles:
| Nivel | Entradas | Salidas |
|---|---|---|
| Cierto | Saldo en cajas y bancos | Lotes de pago aprobados |
| Muy probable | Cartera por vencer de buenos pagadores | Cuentas por pagar, nómina, gastos recurrentes |
| Probable | Cartera vencida con promesa, pedidos confirmados | Órdenes de compra abiertas |
| Incierto | Cartera muy vencida | Impuestos sin liquidar |
Con esta separación, la gerencia puede ver el escenario conservador (solo lo cierto y lo muy probable) y el esperado.
Qué hacer cuando la proyección muestra un faltante
Esa es la razón de ser de la herramienta: ganar tiempo. Con semanas de anticipación hay opciones; con días, casi ninguna.
Para acelerar las entradas:
- concentrar la gestión de cobro en los clientes de mayor saldo,
- ofrecer descuento por pronto pago a clientes específicos,
- pedir anticipos en pedidos grandes.
Para aplazar las salidas:
- negociar plazos con los proveedores antes de vencerse, no después,
- priorizar los pagos según su importancia para la operación,
- reprogramar compras de inventario no urgentes.
Para cubrir la brecha:
- usar un cupo de crédito gestionado con calma,
- reducir el inventario de baja rotación.
Si el faltante es recurrente, el problema no es de tesorería sino estructural: plazos de cobro más largos que los de pago, exceso de inventario o márgenes insuficientes.
Por qué las proyecciones en hoja de cálculo se abandonan
Casi todas las empresas han tenido un flujo de caja en una hoja de cálculo. Casi todas lo han abandonado. Las razones se repiten:
- Actualizarlo toma horas. Hay que exportar cartera, cuentas por pagar y saldos, y pegarlos.
- Nace desactualizado. Al día siguiente ya entraron pagos y facturas nuevas.
- Depende de una persona.
- No se compara con la realidad. Nadie revisa si lo proyectado se cumplió, así que nunca mejora.
La proyección solo se sostiene si se alimenta sola de los mismos datos que usa la operación.
Buenas prácticas
- Horizonte de varias semanas, con detalle semanal. Más allá, la incertidumbre crece.
- Revisión semanal, en un día fijo, con gerencia.
- Defina un saldo mínimo de operación, no cero.
- Compare lo proyectado con lo real. Las desviaciones enseñan qué supuestos ajustar.
- Mantenga los bancos conciliados. Un saldo inicial equivocado invalida todo lo demás.
Cómo lo resuelve SMART ERP
El flujo de caja proyectado de SMART ERP parte del saldo de cajas y bancos y suma la cartera según su vencimiento, con la opción de considerar las promesas de pago y el comportamiento de pago de cada cliente. No incluye la cartera castigada ni la que está en cobro jurídico.
Del lado de las salidas resta las cuentas por pagar, los lotes de pago aprobados, los gastos recurrentes y una nómina estimada. Los pedidos de venta y las órdenes de compra abiertos se muestran como una banda probable, y los impuestos por pagar van en una fila aparte, sin fecha.
Como se calcula con los datos de la operación, no hay que exportar ni pegar. Cuando la proyección muestra una semana estrecha, la gestión de cobro ordena a quién cobrarle primero, y el lote de pago sugiere qué pagar por vencimiento hasta el dinero disponible. Todo hace parte del módulo de tesorería; el agente de tesorería del módulo de inteligencia artificial puede explicarle la proyección con las cifras del sistema.